Automatiser ses mails avec l’IA : trier, classer, préparer les réponses

SourceGoogle Workspace, « Tarifs », consulté le 6 octobre 2026 (nouvel onglet)

SourceMicrosoft, « Microsoft 365 Copilot pour les PME », prix hors promotion, consulté le 6 octobre 2026 (nouvel onglet)

C’est gratuit et déjà dans votre messagerie. Cela suffit pour tout ce qui arrive sous la même forme : factures d’un fournisseur, notifications d’un logiciel, newsletters, confirmations de commande.

Dans Gmail

1. Dans la barre de recherche, cliquez sur l’icône « Afficher les options de recherche ».
2. Saisissez vos critères : un expéditeur, des mots de l’objet, la présence d’une pièce jointe.
3. Cliquez sur « Rechercher » pour vérifier les mails trouvés.
4. Cliquez sur « Créer un filtre ».
5. Choisissez l’action : appliquer un libellé, archiver, marquer comme lu, transférer.
6. Cliquez de nouveau sur « Créer un filtre ».

Plus rapide : cochez un mail, cliquez sur « Plus », puis sur « Filtrer les messages similaires ». Dans la recherche, quelques mots-clés font gagner du temps : from: pour l’expéditeur, subject: pour l’objet, has:attachment pour les pièces jointes, filename:pdf pour les PDF.

Attention : un filtre qui transfère des mails ne s’applique qu’aux nouveaux messages.

SourceAide Gmail, « Créer des règles pour filtrer vos e-mails », consulté le 6 octobre 2026 (nouvel onglet)

SourceAide Gmail, « Affiner les recherches dans Gmail », consulté le 6 octobre 2026 (nouvel onglet)

Dans Outlook

Dans le nouvel Outlook pour Windows et dans Outlook sur le web :

1. Faites un clic droit sur un mail de l’expéditeur concerné, puis « Règles » et « Créer une règle ».
2. Choisissez le dossier où ranger ses messages, ou cliquez sur « Autres options ».
3. Donnez un nom à la règle, puis au moins une condition et une action. Ajoutez des exceptions si besoin.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Vos règles se retrouvent ensuite dans les paramètres, rubrique Courrier, puis Règles. Deux pièges à connaître :

• dans Outlook classique, certaines règles ne tournent que sur l’ordinateur où elles ont été créées, et seulement quand Outlook est ouvert ;
• le nouvel Outlook ne gère pas les règles des comptes Gmail, Yahoo ou iCloud ajoutés : il faut les créer chez leur fournisseur.

SourceSupport Microsoft, « Gérer les messages électroniques à l’aide de règles dans Outlook », consulté le 6 octobre 2026 (nouvel onglet)

Les règles qui servent le plus

• les factures de chaque fournisseur, rangées dans leur dossier ;
• les notifications de vos logiciels (commandes, paiements), marquées comme lues et rangées ;
• les newsletters, sorties de la boîte de réception ;
• les mails de vos plus gros clients, marqués comme importants.

Leur limite : une règle lit des mots, pas une intention. « Pouvez-vous me faire un prix ? » et « Je voudrais un devis » ne se ressemblent pas pour elle.

Google et Microsoft ont ajouté un assistant IA à leur messagerie professionnelle. Voici ce qu’il fait, d’après leurs pages officielles consultées le 6 octobre 2026. Ces offres changent souvent : vérifiez avant d’acheter.

Gemini dans Gmail

Il résume un long fil, rédige ou reformule un mail, retrouve une information et propose des horaires de réunion d’après votre agenda. Il peut aussi supprimer des mails ou ajouter des libellés quand vous le lui demandez.

Il est compris dans les forfaits Google Workspace pour entreprises, dès Business Starter. Google propose aussi Workspace Studio pour créer soi-même des automatisations entre Gmail, Agenda, Drive et Sheets : ajouter un libellé aux mails prioritaires, ranger des pièces jointes dans un dossier.

SourceAide Gmail, « Gemini dans Gmail », consulté le 6 octobre 2026 (nouvel onglet)

SourceGoogle Workspace, « Google Workspace Studio », consulté le 6 octobre 2026 (nouvel onglet)

Copilot dans Outlook

Il rédige un brouillon selon le ton et la longueur choisis, résume une conversation, aide à classer la boîte de réception par priorité et à préparer les réunions. Il s’achète en module, en plus d’un abonnement Microsoft 365 Business.

Deux limites à connaître. Copilot ne fonctionne que sur la boîte principale de chaque personne, pas sur une boîte partagée comme celle d’une adresse de contact commune. Et Microsoft rappelle qu’il faut relire et vérifier tout ce qu’il produit.

SourceSupport Microsoft, « Questions fréquentes sur Copilot dans Outlook », consulté le 6 octobre 2026 (nouvel onglet)

Ce que ces assistants ne font pas seuls

• ils ne connaissent ni vos prix, ni vos clients, ni vos règles maison, sauf si vous les leur donnez ;
• ils restent surtout dans l’univers Google ou Microsoft : relier un logiciel métier, un CRM ou un portail demande un connecteur, quand il existe ;
• quelqu’un doit configurer les automatisations, les surveiller et les corriger quand un format de mail change.

Pour une personne qui veut lire et écrire plus vite, c’est souvent suffisant. Pour une équipe dont les mails déclenchent du travail dans d’autres outils, c’est le niveau suivant.

Un agent IA est un programme qui lit chaque mail entrant, comprend de quoi il s’agit et prépare la suite dans vos outils. Il suit vos règles, écrites avec vous. Voici ce qu’il fait, dans l’ordre :

1. Il lit le mail et ses pièces jointes.
2. Il le classe : demande de devis, rendez-vous, facture, réclamation, autre.
3. Il cherche ce qu’il faut dans vos outils : la fiche client, le tarif, un créneau libre.
4. Il prépare la suite : un brouillon de réponse, un rendez-vous provisoire, une ligne dans votre tableau.
5. Vous validez d’un clic, ou vous corrigez.

C’est ce que nous mettons en place chez Enaym : des agents IA branchés sur vos outils, que ce soit Gmail ou Outlook, votre agenda, vos tableurs, votre CRM ou votre logiciel métier. Tout se fait à distance, en visio, avec des entreprises partout en France.

Six tâches qu’un agent peut prendre en charge à partir d’un mail. Ce sont des cas types, pas des résultats mesurés.

Sur notre page d’accueil, la démonstration « Branchez un outil » montre ces enchaînements, avec des exemples.

La règle la plus sûre : l’agent prépare, une personne valide. Au début, rien ne part sans accord. C’est ainsi que nous démarrons chaque outil.

• Les réponses arrivent en brouillon dans votre messagerie. Vous les relisez et les envoyez.
• L’envoi automatique se limite aux messages sans risque que vous choisissez : un accusé de réception, une confirmation de rendez-vous.
• Jamais d’envoi automatique pour un prix, une réclamation, un litige ou un sujet sensible.
• Demandez un journal : chaque action de l’agent y est notée, pour savoir qui a fait quoi.

Quand l’agent ne se trompe plus sur un type de mail, vous pouvez assouplir. Pas avant.

Une boîte mail contient des données clients, des prix, parfois des informations personnelles. La prudence est partagée : 52 % des TPE et PME disent avoir peur de perdre des données ou de se les faire pirater.

SourceDirection générale des Entreprises, « Baromètre France Num 2025 », septembre 2025, consulté le 6 octobre 2026 (nouvel onglet)

Posez ces questions à tout prestataire, nous compris :

• Quels accès exactement ? La lecture seule, ou aussi l’envoi ? Sur quelle boîte ?
• Où sont stockées les données, et combien de temps ?
• Servent-elles à entraîner un modèle d’IA ?
• Qui peut voir les mails traités ?
• Comment retirer l’accès du jour au lendemain ?
• Un accord de confidentialité est-il signé ?

Nos réponses : on ne demande que les accès utiles, avec votre accord. Vos données sont stockées en Europe et ne servent jamais à entraîner une IA. Un accord de confidentialité est signé avant l’audit, et on respecte le RGPD.

Activez aussi la double authentification sur vos comptes de messagerie. D’après le même baromètre, seules 32 % des TPE et PME l’ont mise en place.

1. Pendant cinq jours, notez les mails qui vous prennent du temps et ce que vous en faites.
2. Créez trois règles pour ce qui revient toujours sous la même forme : factures, notifications, newsletters.
3. Si vous avez Gemini ou Copilot, essayez le résumé et le brouillon sur vos fils les plus longs.
4. Repérez les mails qui déclenchent une action dans un autre outil : c’est là qu’un agent fait la différence.
5. Faites le point avec nous en 30 minutes, gratuitement et en visio. C’est le premier échange avant l’audit IA offert.

Pour savoir ce que coûte un agent, lisez nos prix détaillés. Pour les devis restés sans réponse, voyez comment relancer ses devis et ses factures, modèles de mails compris.